Регламент Коаліції за створення Національного агентства з питань цивільних осіб, позбавлених особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України

Преамбула

Цей Регламент визначає правила роботи коаліції, учасниками якої можуть бути громадські організації, ініціативи родин цивільних заручників, колишні цивільні полонені, правозахисні організації та інші учасники, які об’єднуються для адвокації створення Національного агентства з питань цивільних осіб, позбавлених особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України.

Регламент має на меті забезпечити прозору, безпечну, добросовісну та ефективну співпрацю між учасниками коаліції, скоординувати чесну конкуренцію за представництво теми, забезпечити спільну позицію громадського сектору та захистити інтереси цивільних полонених, звільнених осіб і їхніх родин.

1. Загальні положення

1.1. Статус Коаліції

1.1.1. Коаліція за створення Національного агентства з питань цивільних осіб, позбавлених особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України (далі - Коаліція), є добровільним об’єднанням учасників коаліції (громадських організацій, ініціатив, об’єднань родин, колишніх цивільних полонених, правозахисних організацій та інших учасників), які поділяють мету й принципи Коаліції.

1.1.2. Коаліція створюється для спільної адвокації, координації позицій, підготовки пропозицій до органів державної влади, міжнародних партнерів і суспільства щодо створення окремого Національного агентства у справах цивільних осіб, позбавлених особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України (далі - Національне агентство).

1.1.3. Коаліція не є окремою юридичною особою, не має самостійного майна, рахунків або органів управління юридичної особи, якщо учасники Коаліції окремим рішенням не вирішать інше.

1.1.4. Участь у Коаліції є добровільною. Кожна організація або ініціатива самостійно ухвалює рішення про вступ до Коаліції або вихід із Коаліції.

1.1.5. Коаліція має неприбутковий, непартійний, правозахисний і людиноцентричний характер.

1.1.6. Коаліція не підтримує політичні партії, виборчі кампанії, окремих кандидатів або партійні ініціативи. Учасники Коаліції можуть взаємодіяти з народними депутатами, органами влади та політичними представниками виключно в межах адвокації прав цивільних полонених, звільнених осіб і їхніх родин.

1.1.7. Цей Регламент визначає:

• мету та принципи діяльності Коаліції;
• категорії участі в Коаліції;
• структура та формати роботи Коаліції;
• права та обов’язки учасників;
• правила ухвалення рішень;
• правила публічного представництва;
• правила конфіденційності та безпеки;
• порядок врегулювання конфліктів;
• порядок внесення змін до Регламенту.

1.2. Назва Коаліції

1.2.1. Робоча назва: Коаліція громадських організацій та ініціатив за створення Національного агентства з питань цивільних осіб, позбавлених особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України.

1.2.2. Остаточна назва Коаліції затверджується керівним органом Коаліції - Координаційною радою.

1.2.3. До затвердження остаточної назви учасники можуть використовувати робочу назву лише у погоджених між собою комунікаціях.

2. Мета та завдання Коаліції

2.1. Головною метою Коаліції є адвокація створення Національного агентства.

2.2. Для досягнення головної мети Коаліція здійснює такі завдання:

2.2.1. Формує спільну позицію громадського сектору щодо необхідності створення Національного агентства.

2.2.2. Опубліковує та поширює Маніфест Коаліції (звернення до Президента України щодо підтримання ініціативи Коаліції щодо створення Національного агентства) на офіційному вебресурсі Коаліції для залучення підтримки громадських організацій та ініціатив.

2.2.3. Забезпечує функціонування офіційного вебресурсу Коаліції для публічного висвітлення її діяльності, оприлюднення правил роботи, розміщення переліку підписантів Маніфесту, а також збору заявок на приєднання до Коаліції шляхом підписання Маніфесту в електронній формі.

2.2.4. Через Співкоординаторів або їхніх заступників бере участь у зустрічах з представниками органів державної влади з метою адвокації створення Національного агентства.

2.2.5. Готує пропозиції до законодавства, урядових рішень, державних політик і програм з питань цивільних осіб, позбавлених особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України.

3. Принципи діяльності Коаліції

3.1. Людиноцентричність

3.1.1. У центрі діяльності Коаліції перебувають цивільні особи, які позбавлені особистої свободи внаслідок збройної агресії проти України, особи, які були звільнені з незаконного утримання, зниклі цивільні, а також їхні родини.

3.1.2. Усі рішення Коаліції мають оцінюватися з погляду того, чи покращують вони становище постраждалих людей, чи не створюють для них додаткових ризиків і чи не використовують їхній досвід без належної поваги.

3.2. Повага до гідності

3.2.1. Коаліція визнає гідність кожної людини, яка пережила позбавлення особистої свободи, а також гідність її родини.

3.2.2. Учасники Коаліції не допускають стигматизації, знецінення, маніпуляцій, тиску або використання історій постраждалих у власних організаційних інтересах.

3.3. Недискримінація

3.3.1. Коаліція діє без дискримінації за ознаками статі, віку, походження, місця проживання, мови, релігії, політичних переконань, соціального статусу, стану здоров’я, інвалідності, досвіду полону або іншими ознаками.

3.3.2. Коаліція визнає різний досвід цивільних полонених, родин, звільнених осіб, людей із тимчасово окупованих територій, внутрішньо переміщених осіб та інших постраждалих груп.

3.4. Політична нейтральність і непартійність

3.4.1. Коаліція не є політичним об’єднанням і не може бути використана для підтримки політичних партій, виборчих кампаній або персональної політичної реклами.

3.4.2. Учасники Коаліції можуть взаємодіяти з політиками, народними депутатами, урядовцями та посадовими особами лише в межах адвокації мети Коаліції.

3.5. Прозорість ухвалення рішень

3.5.1. Рішення Коаліції ухвалюються за зрозумілими процедурами, фіксуються у протоколах або письмових повідомленнях.

3.6. Добросовісність і взаємна повага

3.6.1. Учасники Коаліції діють добросовісно, не використовують Коаліцію для дискредитації інших учасників, не поширюють неправдиву інформацію та не ведуть прихованої конкуренції всередині Коаліції.

3.6.2. Критика всередині Коаліції має бути предметною, аргументованою і спрямованою на покращення спільної роботи.

3.7. Недопущення монополізації голосу Коаліції

3.7.1. Жодна організація або окрема особа не може одноосібно представляти всю Коаліцію без відповідного мандата.

3.7.2. Видимість, публічне представництво, участь у зустрічах і комунікація від імені Коаліції мають розподілятися справедливо, з урахуванням компетентності, досвіду, ролі в конкретному питанні та рішень Коаліції.

3.8. Уникнення конфлікту інтересів

3.8.1. Учасники Коаліції зобов’язані повідомляти про обставини, які можуть вплинути на їхню неупередженість або створити конфлікт між інтересами Коаліції та інтересами окремої організації, донора, посадової особи або особистими інтересами представника.

3.9. Солідарність

3.9.1. Учасники Коаліції визнають, що створення Національного агентства є спільною метою, яка потребує взаємної підтримки, координації та відповідального ставлення до партнерів.

3.9.2. Організаційна конкуренція, боротьба за медійну видимість, донорську увагу або політичні контакти не повинні шкодити спільній меті Коаліції.

4. Категорії участі у Коаліції

4.1. Організації-засновниці Коаліції

4.1.1. Організації-засновниці — організації, які ініціювали створення Коаліції:

• ГО «Об'єднання родичів політв'язнів Кремля»;

• ГО «Шлях вільних»;

• ГО «Вільно жити»;

• ГО «Нумо, сестри!»;

• ГО «Цивільні в полоні»;

• ГО «Цивільні полонені».

4.1.2. Організації-засновниці здійснюють управління Коаліцією протягом періоду її запуску, формування правил і організації роботи. 

4.1.3. По завершенні періоду створення Коаліції Організації-засновниці набувають статусу Членів Коаліції без проходження додаткових процедур.

4.2. Члени Коаліції

4.2.1. Члени Коаліції — організації, які формують Керівний орган Коаліції шляхом призначення Співкоординаторів відповідно до Розділу 5.4 цього Регламенту.

4.2.2. Члени Коаліції мають право голосу та рівний статус у прийнятті рішень.

4.3. Учасники Коаліції

4.3.1. Учасники Коаліції — організації або ініціативи, які підтримують ідею та цінності Коаліції, дотримуються цього Регламенту та сприяють поширенню публічної інформації про діяльність Коаліції.

4.3.2. Учасники Коаліції не беруть участь у внутрішньому управлінні Коаліції та не мають права голосу під час ухвалення рішень Керівним органом.

4.4. Партнери Коаліції

4.4.1. Партнери Коаліції — організації, установи або ініціативи, які підтримують роботу Коаліції, надають Коаліції донорську, ресурсну або іншу підтримку.

4.4.2. Партнери не набувають статусу Членів або Учасників Коаліції та не беруть участі у її внутрішньому управлінні та прийнятті рішень.

 

4.5. Хто може бути Учасником Коаліції

4.5.1. Учасником Коаліції може бути:

• громадська організація;
• благодійна організація;
• правозахисна організація;
• об’єднання родин цивільних полонених;
• ініціатива колишніх цивільних полонених;
• ініціатива постраждалих осіб;
• експертна або професійна спільнота;
• фізична особа-експерт;
• інша неприбуткова ініціатива, яка поділяє мету й принципи Коаліції.

4.5.2. Політичні партії, органи державної влади, органи місцевого самоврядування, державні установи та посадові особи не можуть бути Учасниками Коаліції, але можуть бути Партнерами Коаліції, адресатами адвокації або учасниками консультацій.

4.6. Порядок приєднання нових Учасників Коаліції

4.6.1. Підписання організацією або ініціативою Маніфесту Коаліції є офіційним поданням заявки на вступ до Коаліції як Учасника Коаліції.

4.6.2. Після підписання Маніфесту Секретар Коаліції інформує Членів Коаліції про приєднання нового учасника в робочому месенджері Коаліції.

4.6.3. Рішення про прийняття заявника як Учасника автоматично вважається прийнятим, якщо ніхто з Членів Коаліції не висловився проти такого приєднання. 

4.7. Порядок виключення Учасників з Коаліції

4.7.1. У разі виявлення фактів недоброчесності, порушення Регламенту або виникнення інших підстав, що унеможливлюють подальшу участь, Учасника може бути виключено з Коаліції.

4.7.2. Процедура виключення ініціюється шляхом внесення відповідного подання будь-яким зі Співкоординаторів у робочому месенджері Коаліції з зазначенням підстав для виключення.

4.7.3. Рішення про виключення ухвалюється Членами Коаліції простою більшістю голосів шляхом голосування в робочому месенджері.

4.7.4. За результатами голосування Секретар надсилає виключеному Учаснику офіційне повідомлення електронною поштою із зазначенням причини припинення участі в Коаліції.

4.8. Вихід із Коаліції

4.8.1. Учасник може вийти з Коаліції, письмово повідомивши про це Секретаря.

4.8.2. Вихід із Коаліції не звільняє учасника від обов’язку зберігати конфіденційність інформації, отриманої під час участі в Коаліції.

4.8.3. Після виходу учасник втрачає право представляти себе як учасника Коаліції, використовувати її назву в нових комунікаціях або отримувати доступ до внутрішніх документів Коаліції.

5. Структура та формати роботи Коаліції

5.1. Структура Коаліції

5.1.1. Організацію діяльності Коаліції забезпечують:

• Координаційна рада - керівний орган Коаліції;
• Співкоординатори Коаліції;
• Секретар Коаліції.

5.1.2. За рішенням Координаційної ради також можуть утворюватися:

• тематичні робочі групи;
• експертні консультаційні групи або залучатися окремі експерти.

5.2. Формати роботи Коаліції

5.2.1. Коаліція здійснює свою роботу у таких форматах:

• онлайн-зустрічі - для обговорення та ухвалення рішень у дистанційному форматі;
• офлайн-зустрічі  - для очних засідань та спільних заходів;
• електронна пошта - для офіційного листування, надсилання матеріалів та письмових погоджень;
• внутрішній чат у робочому месенджері Коаліції - для оперативного обміну інформацією та швидкого обговорення поточних питань;
• спільна папка документів - для колективної розробки, редагування та збереження матеріалів;
• інші захищені сервіси - за рішенням Коаліції для виконання окремих завдань.

5.2.2. Під час роботи у будь-яких форматах учасникам Коаліції заборонено:

• поширювати неперевірену або чутливу інформацію без потреби;
• пересилати внутрішні повідомлення третім особам без згоди;
• використовувати образливу або дискримінаційну лексику;
• вести публічні конфлікти між учасниками;
• поширювати персональні дані без належної підстави.

5.3. Координаційна рада

5.3.1. Координаційна рада є вищим керівним органом ухвалення рішень Коаліції.

5.3.2. До складу Координаційної ради входять Співкоординатори — по одному уповноваженому представнику від кожного Члена Коаліції.

5.3.3. Кожен Член Коаліції має у Координаційній раді один голос, який реалізується його Співкоординатором.

5.3.4. У разі якщо Співкоординатор з поважних причин не може бути особисто присутнім на засіданні Координаційної ради, він/вона делегує свого Заступника. Заступник співкоординатора на період відсутності основного Співкоординатора володіє повним обсягом його повноважень, зокрема правом голосу на засіданні.

5.3.5. Координаційна рада:

• затверджує Регламент Коаліції та зміни до нього;
• затверджує спільні позиційні документи та адвокаційні плани;
• ухвалює рішення про оприлюднення публічних заяв від імені Коаліції;
• ухвалює рішення про прийняття нових Членів або Учасників Коаліції;
• ухвалює рішення про виключення або припинення участі в Коаліції;
• обирає, переобирає або відкликає Секретаря Коаліції;
• приймає рішення щодо змін у складі Координаційної ради;
• розглядає конфлікти та спірні питання, які не вдалося врегулювати в робочому порядку;
• приймає рішення про припинення діяльності (розпуск) Коаліції.

5.3.6. Рішення щодо змін у складі Координаційної ради приймаються виключно Членами Коаліції більшістю голосів шляхом голосування на засіданні Координаційної ради або шляхом внесення відповідних змін до цього Регламенту.

5.3.7. Чергові засідання Координаційної ради проводяться за потреби, але не рідше одного разу на два місяці.

5.3.8. Позачергові засідання Координаційної ради скликаються Секретарем або за ініціативою простої більшості Співкоординаторів у разі потреби термінового узгодження заяви, позиції чи іншого рішення.

5.3.9. На засіданнях Координаційної ради можуть бути присутні також інші представники Членів Коаліції, окрім Співкоординатора або його заступника, з правом брати участь в обговоренні питань порядку денного засідання. 

5.3.10. Засідання Координаційної ради є правомочним, якщо на ньому присутні Співкоординатори або їхні уповноважені заступники щонайменше від 2/3 Членів Коаліції. При визначенні кворуму одна організація зараховується як один присутній учасник незалежно від кількості її представників на засіданні.

5.4. Співкоординатори Коаліції

5.4.1. Співкоординатори Коаліції є уповноваженими представниками Членів Коаліції, які в сукупності формують Координаційну раду та забезпечують стратегічне керівництво, публічне представництво та політико-адвокаційну координацію Коаліції.

5.4.2. Кожен Член Коаліції самостійно визначає та делегує одного представника на роль Співкоординатора. 

5.4.3. Визначення, заміна чи відкликання конкретної особи на посаду Співкоординатора є внутрішнім рішенням відповідної організації - Члена Коаліції. Про заміну свого Співкоординатора організація письмово або в робочому месенджері повідомляє Секретаря та інших Членів Коаліції

5.4.4. Співкоординатори:

• здійснюють публічне представництво Коаліції у відносинах з органами державної влади, міжнародними організаціями, дипломатичними місіями та медіа в межах узгоджених Координаційною радою позицій;
• координують розробку та реалізацію адвокаційної стратегії і планів дій Коаліції;
• ініціюють скликання засідань Координаційної ради та формують проєкт порядку денного разом із Секретарем;
• підписують від імені Коаліції публічні заяви, звернення, позиційні документи та меморандуми, ухвалені відповідно до цього Регламенту;
• сприяють залученню нових учасників, партнерів та експертів до діяльності Коаліції;
• беруть участь у вирішенні внутрішніх робочих питань та сприяють врегулюванню непорозумінь між учасниками.

5.4.5. Співкоординатори діють виключно в межах спільних рішень Координаційної ради та не ухвалюють одноосібних рішень, що змінюють стратегічні напрями діяльності Коаліції.

5.5. Секретар Коаліції

5.5.1. Секретар забезпечує організаційну, адміністративну та комунікаційну роботу Коаліції.

5.5.2. Секретар обирається, переобирається або відкликається Координаційною радою.

5.5.3. Секретар:

• веде перелік учасників;
• адмініструє спільну папку документів;
• готує та розсилає порядок денний зустрічей;
• веде протоколи засідань Координаційної ради;
• фіксує рішення;
• організовує письмові голосування;
• бере участь у формальній перевірці нових учасників;
• веде календар адвокаційних дій;
• забезпечує зберігання документів;
• адмініструє внутрішні канали комунікації;
• контролює рівні доступу до документів.

5.5.4. Секретар не ухвалює політичних або стратегічних рішень від імені Коаліції.

5.5.5. Секретар підзвітний Координаційній раді.

5.6. Тематичні робочі групи

5.6.1. Для виконання окремих завдань Коаліція може створювати тематичні робочі групи.

5.6.2. Робочі групи можуть створюватися за такими напрямами:

• законодавча адвокація;
• комунікації та публічна адвокація;
• міжнародна адвокація;
• правова допомога;
• безпека даних;
• моніторинг державної політики;
• інший напрям, визначений Членами Коаліції.

5.6.3. Кожна робоча група має координатора, якого визначають учасники групи.

5.6.4. Робочі групи готують пропозиції, але не ухвалюють остаточних рішень від імені Коаліції, якщо їм не надано окремий мандат.

5.6.5. Робочі групи підзвітні Координаційній раді.

5.7. Експерти

5.7.1. Коаліція може залучати незалежних експертів, юристів, психологів, соціальних працівників, аналітиків, комунікаційників, міжнародних фахівців та інших спеціалістів.

5.7.2. Експерти не мають права голосу, якщо вони не представляють Члена Коаліції.

5.7.3. Експерти можуть отримувати доступ лише до тієї інформації, яка необхідна для виконання конкретного завдання, і за умови дотримання правил конфіденційності.

6. Ухвалення рішень

6.1. Загальний підхід

6.1.1. Право голосу під час ухвалення всіх рішень Коаліції належить виключно Членам Коаліції та реалізується через їхніх Співкоординаторів або уповноважених Заступників співкоординаторів.

6.1.2. Кожен Член Коаліції має один голос.

6.1.3. Прийняття рішень здійснюється на принципах колегіальності, відкритості та рівноправності всіх Членів Коаліції.

6.2. Формати та процедура голосування

6.2.1. Голосування з питань порядку денного може здійснюватися:

• під час офлайн-засідань Координаційної ради;
• під час онлайн-засідань (із використанням засобів відеозв'язку);
• у змішаному форматі;
• шляхом електронного голосування у робочому месенджері Коаліції;
• шляхом письмового погодження електронною поштою.

6.2.2. Для забезпечення юридичної та процесуальної здатності рішень Секретар Коаліції здійснює фіксацію та облік голосувань, зазначаючи:

• зміст питання, винесеного на голосування;
• остаточний текст рішення;
• перелік Членів Коаліції та Співкоординаторів, які взяли участь у голосуванні;
• результати голосування («за», «проти», «утримався»);
• окремі думки Членів Коаліції (у разі їх наявності).

6.3. Види рішень і необхідна більшість

6.3.1. Стратегічні рішення (визначення загальної позиції Коаліції, ключових адвокаційних повідомлень, довгострокових пріоритетів, а також внесення змін до Регламенту чи рішення про припинення діяльності Коаліції) ухвалюються простою більшістю голосів Співкоординаторів, які взяли участь у голосуванні, за умови забезпечення кворуму відповідно до п. 5.3.10 цього Регламенту.

6.3.2. Оперативно-позиційні рішення (затвердження позиційних документів, звернень, меморандумів, законодавчих пропозицій та публічних заяв від імені Коаліції) ухвалюються простою більшістю голосів Співкоординаторів, які взяли участь у голосуванні, за умови забезпечення кворуму відповідно до п. 5.3.10 цього Регламенту.

6.3.3. Членські рішення (прийняття нових Членів або Учасників Коаліції) ухвалюються простою більшістю голосів Співкоординаторів, які взяли участь у голосуванні в робочому месенджері або на засіданні, за умови забезпечення кворуму відповідно до п. 5.3.10 цього Регламенту.

6.3.4. Рішення про виключення Члена або Учасника Коаліції ухвалюється простою більшістю голосів від загальної кількості Членів Коаліції, за винятком голосу Члена, щодо якого розглядається питання.

6.3.5. Організаційно-технічні рішення (формування порядку денного, створення робочих груп, календар активностей тощо) ухвалюються простою більшістю голосів Співкоординаторів, за умови забезпечення кворуму відповідно до п. 5.3.10 цього Регламенту.

6.4. Окрема думка

6.4.1. Член Коаліції, який не підтримав рішення, має право подати окрему думку.

6.4.2. Окрема думка фіксується у протоколі або письмовому рішенні.

6.4.3. Якщо публічна заява ухвалена Коаліцією, Член Коаліції, який не підтримав її, має право не підписувати заяву.

6.4.4. Член Коаліції не має права публічно стверджувати, що заява не є позицією Коаліції, якщо її було ухвалено відповідно до Регламенту. Водночас він може коректно зазначити, що його організація не приєдналася до цієї заяви.

7. Публічне представництво Коаліції

7.1. Загальні правила

7.1.1. Від імені Коаліції можуть виступати лише Співкоординатори або представники Членів Коаліції, які отримали відповідний мандат від Координаційної ради або відповідної робочої групи в межах узгодженого завдання.

7.1.2. Жодна організація, незалежно від її статусу, не має автоматичного права одноосібно представляти Коаліцію.

7.1.3. Члени та Учасники Коаліції зберігають право на власну організаційну позицію, але не можуть видавати її за позицію всієї Коаліції.

7.2. Використання назви Коаліції

7.2.1. Назва Коаліції може використовуватися лише:

• у погоджених Координаційною радою документах та зверненнях;
• у погоджених публічних комунікаціях та матеріалах на офіційному вебресурсі Коаліції;
• під час зустрічей та заходів, на участь у яких Співкоординатор або представник Члена Коаліції був уповноважений Координаційною радою;
• у публічних матеріалах, затверджених відповідно до цього Регламенту.

7.2.2. Члени та Учасники Коаліції не мають права використовувати назву Коаліції для:

• власних проєктних чи грантових заявок без письмового погодження Координаційною радою;
• агітації, політичної реклами чи звʼязків із політичними партіями;
• персонального чи суто корпоративного просування;
• медійних заяв, не узгоджених відповідно до цього Регламенту;
• ведення офіційних переговорів від імені Коаліції без наданого мандата.

7.3. Публічні заяви, прес релізи та медійні комунікації

7.3.1. Публічні заяви, пресрелізи, публікації для офіційного вебресурсу та соціальних мереж Коаліції, а також інші зовнішні звернення ухвалюються та погоджуються відповідно до Розділу 6 цього Регламенту.

7.3.2. Зовнішні комунікації мають містити виключно узгоджену спільну позицію Коаліції.

7.3.3. Якщо публічна заява або звернення підписуються не всіма Членами Коаліції, у документі зазначається: «Заяву підтримали такі Члени Коаліції...» або «Заява ухвалена Координаційною радою Коаліції відповідно до Регламенту».

7.3.4. Учасники Коаліції мають право вільно використовувати, передруковувати та поширювати публічні матеріали, інформаційні ресурси, заяви й пресрелізи, опубліковані Коаліцією, з метою адвокації та популяризації її діяльності. 

7.3.5. Члени Коаліції мають право заохочувати та закликати Учасників коаліції та Партнерів до активного репостингу та поширення таких офіційних матеріалів у медійному просторі.

7.4. Участь у зустрічах

7.4.1. Про участь представників Коаліції у зустрічах з органами державної влади, міжнародними організаціями, дипломатичними місіями, народними депутатами чи медіа заздалегідь повідомляються інші Члени Коаліції у робочому месенджері.

7.4.2. Перед проведенням адвокаційних та офіційних зустрічей Члени Коаліції узгоджують у робочому порядку (у месенджері або на засіданні):

• мету зустрічі та склад делегації;
• ключові позиційні повідомлення;
• розподіл ролей між учасниками делегації;
• перелік документів або проєктів рішень, що передаються сторонам;
• межі наданого мандата.

7.4.3. За результатами зустрічі представники Коаліції оперативно інформують Координаційну раду (шляхом короткого звіту в робочому месенджері або на черговому засіданні) про:

• склад учасників та перебіг зустрічі;
• досягнуті домовленості та отриманий зворотний зв'язок;
• виявлені ризики та подальші кроки Коаліції.

8. Документи та комунікація Коаліції

8.1. Письмове погодження документів

8.1.1. Проєкти публічних заяв, звернень, позиційних документів і прес релізів надсилаються Членам Коаліції для погодження.

8.1.2. Стандартний строк погодження — 3 робочі дні.

8.1.3. Для термінових документів строк може бути скорочений до 24 годин.

8.1.4. Члени Коаліції мають подавати правки в узгодженому форматі, бажано в режимі коментарів до спільного документа.

8.2. Спільна папка документів

8.2.1. Коаліція створює спільну електронну папку для зберігання документів.

8.2.2. У спільній папці можуть зберігатися:

• Регламент;
• перелік учасників (всіх категорій участі);
• протоколи зустрічей;
• порядок денний;
• позиційні документи;
• заяви;
• звернення;
• аналітичні матеріали;
• календар адвокаційних дій;
• проєкти документів;
• рішення Коаліції.

8.2.3. Доступ до спільної папки надається виключно Членам Коаліції.

8.3. Протоколи

8.3.1. За результатами кожної зустрічі Секретар готує короткий протокол.

8.3.2. Протокол має містити:

• дату й формат зустрічі;
• перелік присутніх організацій;
• порядок денний;
• основні обговорені питання;
• ухвалені рішення;
• відповідальних осіб;
• строки виконання;
• результати голосувань;
• окремі думки, якщо вони були заявлені.

8.3.3. Протокол надсилається Членам Коаліції протягом 10 робочих днів після зустрічі.

8.3.4. Якщо протягом 3 робочих днів після надсилання протоколу не надійшло суттєвих зауважень, протокол вважається погодженим.

8.4. Календар адвокаційних дій

8.4.1. Секретар веде спільний календар ключових адвокаційних дій.

8.4.2. До календаря можуть вноситися:

• зустрічі з органами влади;
• парламентські заходи;
• міжнародні зустрічі;
• прес конференції;
• публічні кампанії;
• кінцеві строки подання документів;
• дати погодження заяв;
• події партнерів.

8.4.3. Члени Коаліції інформують Секретаря про події, які мають значення для спільної адвокації.

9. Конфлікт інтересів

9.1. Визначення

9.1.1. Конфлікт інтересів — це ситуація, у якій особистий, організаційний, фінансовий, політичний, донорський, репутаційний або інший інтерес Члена Коаліції або його представника може вплинути на його рішення, позицію або дії в Коаліції.

9.2. Приклади конфлікту інтересів

9.2.1. Конфліктом інтересів можуть бути:

• участь у рішенні, яке прямо впливає на грантові, фінансові або репутаційні інтереси організації;
• спроба використати Коаліцію для просування власної організації перед донорами;
• одноосібне використання спільних напрацювань без погодження;
• прихована політична афіліація або робота в інтересах політичного суб’єкта;
• представлення Коаліції на зустрічах без мандата;
• конкуренція за медійну видимість у спосіб, що шкодить спільній позиції;
• участь у голосуванні щодо питання, яке прямо стосується претензій до цієї організації;
• приховані зв’язки з особами або структурами, які можуть становити безпековий ризик.

9.3. Повідомлення про конфлікт інтересів

9.3.1. Член Коаліції або його представник зобов’язаний повідомити про реальний або потенційний конфлікт інтересів до початку обговорення або голосування.

9.3.2. Повідомлення про конфлікт інтересів фіксується в протоколі.

9.3.3. Якщо конфлікт інтересів є суттєвим, Член Коаліції не бере участі в голосуванні з відповідного питання.

9.4. Розгляд конфлікту інтересів

9.4.1. Розгляд конфлікту інтересів здійснює Координаційна рада.

9.4.2. Член Коаліції або його представник, щодо якого розглядається питання конфлікту інтересів, має право надати пояснення.

10. Внутрішні спори і порушення Регламенту

10.1. Загальний підхід

10.1.1. Члени Коаліції прагнуть вирішувати спори шляхом діалогу, медіації, взаємної поваги та пошуку рішення, яке не шкодить спільній меті.

10.1.2. Публічне з’ясування стосунків між Членами Коаліції не допускається, якщо спір можна вирішити внутрішньо.

10.2. Подання скарги

10.2.1. Член Коаліції може подати скаргу до Координаційної ради, якщо вважає, що інший Член Коаліції:

• порушив Регламент;
• поширив конфіденційну інформацію;
• виступив від імені Коаліції без мандата;
• дискредитував інших учасників;
• порушив принцип “не нашкодь”;
• приховав конфлікт інтересів;
• використав Коаліцію у власних інтересах;
• систематично не бере участі в роботі Коаліції.

10.2.2. Скарга подається письмово й має містити опис ситуації, факти, докази або посилання на відповідні матеріали.

10.3. Розгляд скарги

10.3.1. Координаційна рада проводить первинний розгляд скарги протягом 10 робочих днів з дня її отримання або внесення Секретарем.

10.3.2. Член Коаліції, щодо якого подано скаргу, має право надати свої письмові чи усні пояснення до ухвалення остаточного рішення.

10.3.3. За результатами розгляду Координаційна рада більшістю голосів може:

• запропонувати сторонам процедуру примирення або медіацію;
• винести усне або письмове попередження;
• запропонувати план виправлення ситуації та усунення порушень;
• тимчасово обмежити доступ до чутливої інформації, баз даних або закритих чатів Коаліції;
• ухвалити рішення про призупинення або припинення участі (виключення з Коаліції).

10.4. Призупинення участі Члена Коаліції

10.4.1. Участь Члена у Коаліції може бути тимчасово призупинена у разі:

• грубого порушення конфіденційності;
• витоку чутливої інформації чи персональних даних;
• дій, що можуть зашкодити цивільним полоненим, їхнім родинам або іншим постраждалим;
• публічної дискредитації Коаліції, її Членів чи Учасників;
• виявлення прихованого конфлікту інтересів;
• використання Коаліції для політичних або персональних цілей;
• систематичної неучасті в діяльності Коаліції.

10.4.2. На час призупинення участі організація може бути обмежена в доступі до внутрішніх документів, закритих робочих чатів, засідань Координаційної ради та представництва Коаліції.

10.4.3. Рішення про призупинення участі ухвалюється Координаційною радою простою більшістю голосів відповідно до Розділу 6 цього Регламенту.

10.4.4. Якщо Член Коаліції не бере участі в роботі Коаліції та голосуваннях протягом трьох місяців або трьох засідань Координаційної ради поспіль без поважних причин і не відповідає на запити Секретаря, Координаційна рада за поданням Секретаря може ухвалити рішення про призупинення його права голосу до відновлення активної участі.

10.5. Виключення Члена з Коаліції

10.5.1. Виключення Члена з Коаліції є крайнім заходом реагування на порушення.

10.5.2. Підставами для виключення з Коаліції є:

• умисне або грубе порушення конфіденційності, витік чутливих/персональних даних;
• дії, що створили або створюють безпосередній ризик для життя, здоровʼя чи безпеки постраждалих;
• публічні заяви чи дії, що суттєво суперечать меті та принципам Коаліції й завдають їй репутаційної шкоди;
• системна дискредитація інших учасників Коаліції;
• прихований конфлікт інтересів;
• виявлені зв’язки з державою-агресором або підконтрольними їй структурами;
• повторне порушення Регламенту після винесення попередження.

10.5.3. Рішення про виключення Члена з Коаліції ухвалюється Координаційною радою простою більшістю голосів від загальної кількості Членів Коаліції, за винятком голосу Члена, щодо якого розглядається питання.

10.5.4. До ухвалення рішення організація має право надати свої пояснення у робочому месенджері або під час засідання Координаційної ради.

10.5.5. Після виключення організація втрачає право:

• брати участь у роботі, засіданнях та голосуваннях Коаліції;
• використовувати назву, бренд та символіку Коаліції;
• позиціонувати себе як Члена Коаліції;
• мати доступ до внутрішніх комунікацій, месенджерів та документів Коаліції.

11. Зміни до Регламенту

11.1. Ініціювання змін

11.1.1. Зміни до Регламенту може ініціювати:

• Секретар;
• Член Коаліції;
• Співкоординатор.

11.1.2. Пропозиції щодо змін подаються в письмовому вигляді або розсилаються в робочому месенджері із зазначенням:

• чинної редакції положення;
• запропонованої оновленої редакції;
• короткого обґрунтування необхідності змін.

11.2. Обговорення змін

11.2.1. Проєкт змін надсилається Членам Коаліції у робочий месенджер або електронною поштою не пізніше ніж за 5 робочих днів до голосування.

11.2.2. Члени Коаліції мають право подавати свої пропозиції, правки та альтернативні формулювання під час обговорення.

11.2.3. Якщо зміни є технічними (виправлення описок, уточнення формулювань) і не змінюють розподіл повноважень або процедури голосування, строк обговорення може бути скорочений до 3 робочих днів.

11.3. Затвердження змін

11.3.1. Зміни до Регламенту затверджуються рішенням Координаційної ради простою більшістю голосів Співкоординаторів, які взяли участь у голосуванні, за умови забезпечення кворуму відповідно до п. 5.3.10 цього Регламенту.

11.3.2. Зміни набувають чинності з моменту їх затвердження, якщо самим рішенням Координаційної ради не встановлено іншу дату.

12. Прикінцеві положення

12.1. Цей Регламент набуває чинності з дати його затвердження Організаціями-засновницями Коаліції.

12.2. Перша редакція Регламенту затверджується організаціями-засновницями Коаліції.

12.3. Після затвердження першої редакції Регламенту Коаліція протягом перехідного періоду аналізує практичну ефективність його застосування та може внести необхідні корективи з урахуванням першого досвіду роботи.

12.4. Перехідним періодом є строк тривалістю 3 місяці з дня набуття чинності цим Регламентом, протягом якого Організації-засновниці забезпечують організаційне становлення Коаліції, запуск офіційного вебресурсу, формування первинного складу учасників та налагодження робочих процесів.

12.5. Перехідний період завершується автоматично після закінчення зазначеного строку або достроково — за рішенням Координаційної ради.

12.6. Питання, не врегульовані цим Регламентом, вирішуються Координаційною радою відповідно до мети, принципів і цінностей Коаліції.

12.7. У разі виникнення суперечностей між окремими інтересами будь-якої організації та спільною метою Коаліції, пріоритет завжди належить спільній меті Коаліції та безпеці цивільних осіб, позбавлених особистої свободи.

Додаток 1. Орієнтовна форма заявки на вступ до Коаліції

Заявка на вступ до Коаліції

1. Назва організації / ініціативи:
2. Контактна особа:
3. Контактні дані:
4. Чи підтверджує заявник свою згоду зі змістом Маніфеста Коаліції?
5. Чи готова організація дотримуватися Регламенту Коаліції?.

Додаток 2. Орієнтовне зобов’язання про конфіденційність

Я, ____________________________, як представник/представниця ____________________________, підтверджую, що під час участі в роботі Коаліції можу отримувати доступ до внутрішньої, конфіденційної або чутливої інформації.

Зобов’язуюся:

1. Не поширювати внутрішню інформацію Коаліції без погодження.
2. Не передавати третім особам документи, списки, контакти, персональні дані, адвокаційні плани або іншу чутливу інформацію.
3. Не використовувати отриману інформацію в особистих, політичних, комерційних або організаційних інтересах усупереч меті Коаліції.

Це зобов’язання діє під час участі в Коаліції та після припинення участі.

Дата:

Підпис:

ПІБ:

Організація: